Запрос в отдел кадров о сотруднике

Какие документы может запросить работник

Запрос в отдел кадров о сотруднике

Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя в течение трех рабочих дней выдавать работнику документы, связанные с работой, если работник письменно об этом попросил. Казалось бы, все просто. Но на практике работодатели сталкиваются с множеством вопросов, ответы на которые закон не дает.

Опираясь на судебные решения, постараемся ответить на эти вопросы.

Как запрашивать документы

Только письменный запрос (заявление работника) является основанием для выдачи документов, связанных с работой. И это заявление играет огромную роль.

Во-первых, от даты получения заявления начнется отсчет трех рабочих дней, в течение которых нужно выдать документ. Во-вторых, только из заявления мы узнаем, какие именно документы просит работник.

В-третьих, опираясь на заявление, можно дать мотивированный отказ в выдаче документов, которые не относятся непосредственно к работе.

Если письменного запроса не было, а была только устная просьба работника, работодатель может ее проигнорировать. Суды не считают это нарушением[1].

Работник пишет заявление в свободной форме на имя руководителя организации (пример 1). Обязательно указывает, какие именно документы он просит выдать. Если сам прийти за документами в нужный срок работник не сможет, в заявлении он может указать, по какому адресу их можно отправить по почте.

Заявление желательно зарегистрировать. Это позволяет зафиксировать именно дату получения, ведь на деле дата написания заявления не всегда совпадает с датой получения этого заявления работодателем.

Запросить документы, связанные с работой, может не только действующий или увольняющийся работник, но и бывший. При этом не играет никакой роли, как давно он был уволен[2].

Какие документы не вправе требовать работник

Статья 62 ТК РФ дает работнику право требовать не любые документы организации, а только те, которые связаны конкретно с ним, с его трудовой деятельностью.

В качестве примера в данной статье перечислим некоторые виды справок и приказов по личному составу. Но этот список открытый, законодатели оставили возможность запрашивать и другие документы.

И эта неопределенность часто приводит к конфликтам.

Например, некоторые работники запрашивают копии штатных расписаний, локальных нормативных актов, инструкций, протоколов. Нужно ли их выдавать? По какому критерию определять, связан ли данный документ с работой конкретного работника? Ответа в законе нет, поэтому работодателям приходится решать это самостоятельно, на свой страх и риск.

Локальные нормативные акты

По мнению судей, локальные нормативные акты не относятся к документам, связанным с работой конкретного работника. Суды подтверждают, что работодатель не обязан выдавать копии локальных актов, с которыми работник должным образом был ознакомлен в период работы[3].

Штатное расписание, должностные инструкции

Суды считают, что по смыслу ст. 62 ТК РФ работодатель обязан предоставлять только те документы, которые содержат персональные данные работника, сделавшего запрос[4].

Соответственно, если документ такие данные не содержит и не описывает конкретную трудовую функцию работника, то и выдавать его по запросу работника не обязательно.

Приказы для подразделения, нормативные акты министерств

Письменные распоряжения организации, касающиеся структурных подразделений в целом, работодатель также не обязан выдавать по запросу работника. К такому выводу пришли сразу несколько судов[5].

Также работодатель не обязан знакомить работников с нормативными документами министерств и ведомств и предоставлять их копии. Даже если на основании нормативного акта работодатель разрабатывает систему оплаты труда работников, в копии документа можно правомерно отказать, ведь его составляла не компания[6].

Формы первичных учетных бухгалтерских документов также не являются документами, связанными с работой[7].

Документы с конфиденциальной информацией

Если у работника нет доступа к конфиденциальной информации, то в выдаче копий документов, содержащих эти сведения, можно отказать[8].

Ставропольский краевой суд[9] попробовал обобщить законные причины не выдавать работникам копии документов.

Так, основанием для отказа выдать копию может служить наличие в документе информации, которая относится к государственной, коммерческой или служебной тайне, или наличие сведений конфиденциального характера о третьих лицах, в том числе о других работниках. К таким документам суд отнес копии материалов инвентаризации, договоров о полной коллективной материальной ответственности.

Графики отпусков, табели учета рабочего времени также содержат информацию о других работниках организации. Поэтому работодатель вправе отказать работнику в выдаче копий этих документов[10].

Как оформляются справки

Работникам могут понадобиться различные справки. Некоторые из них имеют установленную форму, другие составляются произвольно. Расскажем о самых распространенных.

Справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ)

Форма этой справки утверждена Приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@. С февраля 2018 г. в нее внесены некоторые изменения[11], главные из которых:

• из раздела 2 исчезло поле, где нужно было указывать адрес физического лица, которое получило доход;

• из раздела 4 удалены инвестиционные вычеты;

• для реорганизованных организаций добавлены дополнительные поля (форма реорганизации (ликвидации), ИНН/КПП реорганизованной организации).

Эту правку готовит бухгалтер, так как в ней указываются сведения об источнике дохода, заработной плате и удержанных налогах.

Справка о занимаемой должности и зарплате

Эту справку запрашивают для оформления визы, получения субсидии, оформления опекунства или усыновления.

Нужна она и для военкомата при первоначальной постановке на воинский учет.

Справка не имеет жесткой формы, но конкретные требования и форме документа может установить орган, для которого данная справка запрашивается (пример 2).

Оформляют справку обычно на фирменном бланке. Чтобы она имела юридическую силу, ее должен подписать руководитель организации или уполномоченный работник. Если справка содержит информацию о заработной плате либо иные сведения финансового характера, то нужна также подпись главного бухгалтера. Подписи должностных лиц заверяют печатью организации (при ее наличии).

Полномочия подписывать справки должны быть указаны либо в приказе о распределении обязанностей, либо в доверенности (ст. 8, 57 ТК РФ, ст. 185 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ)). В спорных ситуациях может потребоваться документ, дающий право подписи лицу, подписавшему справку вместо руководителя организации.

Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы

Эту справку может затребовать уволенный работник, который хочет встать на учет в центр занятости.

Источник: https://www.profiz.ru/kr/4_2018/zapros_dokumentov/

Сведения, предоставляемые кадровиками

Запрос в отдел кадров о сотруднике

“Отдел кадров коммерческой организации”, 2013, N 9

СВЕДЕНИЯ, ПРЕДОСТАВЛЯЕМЫЕ КАДРОВИКАМИ

Организации обязаны предоставлять различным органам те или иные сведения о работниках, в частности, о численности штата и заработной плате, видах деятельности, вакантных должностях, персонифицированном учете.

Причем неисполнение таких обязанностей может повлечь для работодателя административную ответственность. Поскольку все сведения о работниках, как правило, хранятся в отделе кадров, многие отчеты составляются и направляются кадровиками.

О том, в какие органы, в какие сроки и какие сведения направляют сотрудники отдела кадров, поговорим в этой статье.

Сведения о воинском учете

В каждой организации должен вестись воинский учет призывников и военнообязанных работников.

Ответственность за ведение такого учета несет руководитель организации, при этом соответствующие полномочия работодатель может передать работнику, который будет заниматься исключительно воинским учетом или исполнять эти обязанности дополнительно (в последнем случае это, как правило, кадровик).

Решение работодателя о том, нужен ли отдельный работник, который будет заниматься только таким учетом, зависит от того, сколько сотрудников организации состоят на воинском учете. Так, согласно Положению о воинском учете, утвержденному Постановлением Правительства РФ от 27.11.

2006 N 719 (далее – Положение), если на воинском учете состоят менее 500 сотрудников, обязанности по ведению учета могут выполняться по совместительству, если сотрудников, состоящих на воинском учете, от 500 до 2000 – учет осуществляет один освобожденный работник, если таких сотрудников от 2000 до 4000 – два работника и т. д.

В любом случае полномочия по ведению воинского учета передаются приказом руководителя, который должен быть согласован с военным комиссаром муниципального образования либо с органом местного самоуправления, осуществляющим первичный воинский учет (п. 22 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом ВС РФ (далее – Рекомендации)).

Какие же обязанности по ведению воинского учета возникают у ответственного за это работника? Прежде всего, конечно, проверить наличие воинской обязанности у поступающих на работу – посмотреть, имеется ли в паспорте отметка об этом, есть ли и подлинные ли документы воинского учета (удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, – для призывников; военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета) – для военнообязанных), мобилизационные предписания (для военнообязанных запаса при наличии в военных билетах отметок о вручении мобилизационного предписания), жетоны с личными номерами Вооруженных Сил РФ (при наличии в военном билете отметки о вручении жетона).

На основании записей в документах воинского учета вносятся записи в личные карточки работников по форме Т-2 в разд.

2 “Сведения о воинском учете” и разъясняется порядок исполнения обязанностей по воинскому учету, мобилизационной подготовке и мобилизации.

Сведения о воинском учете, содержащиеся в личных карточках, не реже одного раза в год сверяются со сведениями, содержащимися в документах воинского учета граждан.

Помимо перечисленных обязанностей работник, ответственный за ведение воинского учета, обязан передавать сведения в соответствующий военный комиссариат, а если такого нет, то в орган местного самоуправления. Согласно п. 32 Положения это сведения:

– о гражданах, принятых на работу. Срок подачи – две недели с момента принятия;

– об уволенных с работы. Срок подачи – две недели с даты увольнения;

– об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья работников, состоящих на воинском учете. Срок уведомления – две недели;

– о работниках, состоящих на воинском учете, а также не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете, – по запросу военных комиссариатов или органов местного самоуправления. Срок исполнения – две недели;

– списки работников мужского пола 15- и 16-летнего возраста – представляются ежегодно в сентябре;

– списки работников мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году, – до 1 ноября.

Кроме этого, ответственный работник должен информировать военные комиссариаты об обнаруженных в документах воинского учета сотрудников неоговоренных исправлениях, неточностях и подделках, неполном количестве листов, а также о случаях неисполнения обязанностей в области воинского учета.

Обратите внимание! Формы отчетов, списков, уведомлений и других документов, представляемых в военкоматы, приводятся в Приложениях к Рекомендациям.

При приеме документов воинского учета от граждан работниками, осуществляющими воинский учет в организациях, гражданам выдается расписка по форме, установленной в Приложении 14 к Рекомендациям (п. 30 Рекомендаций).

Сведения для службы занятости населения

В целях реализации политики государства в сфере занятости населения работодатели должны систематически осуществлять взаимодействие со службой занятости населения и содействовать в обеспечении занятости населения. В соответствии со ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 “О занятости населения в Российской Федерации” работодатель обязан предоставлять службе занятости:

1. Сведения о применении в отношении работодателя процедур о несостоятельности (банкротстве).

2.

Информацию, необходимую для осуществления деятельности по профессиональной реабилитации и содействию занятости инвалидов, – о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей, созданных или выделенных для трудоустройства инвалидов в соответствии с установленной квотой для приема на работу инвалидов, включая информацию о локальных нормативных актах, содержащих сведения о данных рабочих местах, выполнении квоты для приема на работу инвалидов.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Обратите внимание! Работодателям, численность работников которых превышает 100 человек, законодательством субъекта РФ устанавливается квота для приема на работу инвалидов в размере от 2% до 4% среднесписочной численности работников.

Работодателям, численность работников которых составляет не менее чем 35 и не более чем 100 человек, законодательством субъекта РФ может устанавливаться квота для приема на работу инвалидов в размере не выше 3% среднесписочной численности работников (ст. 21 Федерального закона от 24.11.

1995 N 181-ФЗ “О социальной защите инвалидов в Российской Федерации”).

Данные сведения направляются ежемесячно и по определенной форме. Форма, по которой предоставляется информация о вакансиях, утверждается, как правило, нормативными правовыми актами субъектов или устанавливается органами службы занятости. Сведения могут направляться по почте, с нарочным, посредством электронной или факсимильной связи при условии подтверждения в получении.

При приеме на работу гражданина, направленного службой занятости, работодатель в пятидневный срок возвращает в службу занятости направление с указанием дня приема гражданина на работу. В случае отказа в приеме на работу такого гражданина работодатель делает в направлении службы занятости отметку о дне явки гражданина и причине отказа в приеме на работу и возвращает направление гражданину.

К сведению. Неисполнение работодателем обязанности по созданию или выделению рабочих мест для трудоустройства инвалидов в соответствии с установленной квотой для приема на работу инвалидов, а также отказ работодателя в приеме на работу инвалида в пределах установленной квоты влекут наложение на должностных лиц административного штрафа в размере от 5000 до 10 000 руб. (ст. 5.42 КоАП РФ).

3. Сведения о предстоящей ликвидации или сокращении штата организации.

Так, при принятии решения о ликвидации организации либо прекращении деятельности индивидуальным предпринимателем, сокращении численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя и возможном расторжении трудовых договоров работодатель-организация не позднее чем за два месяца, а работодатель – индивидуальный предприниматель не позднее чем за две недели до начала проведения соответствующих мероприятий обязаны в письменной форме сообщить об этом в органы службы занятости, указав должность, профессию, специальность и квалификационные требования к ним, условия оплаты труда каждого конкретного работника, а в случае, если решение о сокращении численности или штата может привести к массовому увольнению работников, – не позднее чем за три месяца до начала проведения соответствующих мероприятий. Руководствуясь п. 4 Положения об организации работы по содействию занятости в условиях массового высвобождения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 05.02.1993 N 99, работодатели своевременно, не менее чем за три месяца, представляют в органы государственной службы занятости населения и соответствующие профсоюзные органы информацию о возможных массовых увольнениях по форме согласно Приложению 1.

Кроме этого, согласно п. 5 данного Положения работодатели не позднее чем за два месяца обязаны сообщать в органы службы занятости сведения о предстоящем высвобождении каждого конкретного работника по форме согласно Приложению 2.

К сведению. При расторжении трудового договора работодатель по просьбе работника обязан выдать ему справку о среднем месячном заработке для предоставления ее в службу занятости для расчета пособия по безработице и стипендии, выплачиваемой гражданам в период профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации по направлению органов службы занятости.

4. Информацию о введении в организации режима неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели, а также о приостановке производства. Данную информацию работодатель обязан в письменной форме предоставить в органы службы занятости в течение трех рабочих дней после принятия решения о проведении соответствующих мероприятий.

Отметим, что согласно Письму Роструда от 17.05.2011 N 1329-6-1 при установлении режима неполного рабочего времени по соглашению между работником и работодателем на основании ст. 93 ТК РФ уведомлять органы службы занятости населения не требуется.

Обращаем также внимание, что формы подачи уведомлений могут быть установлены региональными центрами занятости (что следует предварительно уточнить в своем центре). В противном случае работодатель разрабатывает их самостоятельно.

Отчетность для органов статистики

Для всех работодателей также установлена обязанность по представлению отчетности по труду в территориальные органы Росстата. К основным формам данной отчетности относятся:

Источник: https://hr-portal.ru/article/svedeniya-predostavlyaemye-kadrovikami

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.