Отчет об исполнении поручения

Отчеты в

Для пользователей и администраторов программ 1С

Любой руководитель сталкивается с необходимостью делегирования полномочий и контроля исполнительской дисциплины. Для контроля руководителю важно вовремя и достаточно быстро получать различные данные по поручениям, дающие ответы на следующие вопросы: сколько поручений находится на контроле, просрочены, выполнены, исполняются с опозданием, отменены, и т. д.

Различные системы электронного документооборота и программы контроля исполнительской дисциплины помогают автоматизировать процессы исполнения поручений и сделать систему исполнения документов и поручений более эффективной. При успешном внедрении системы различные отчеты позволят руководителю быстро получать объективную информацию о состоянии дел и задач и иметь возможность управлять ситуацией.

Рассмотрим, как это реализовано в программе «1С:Документооборот».

Все отчеты в программе выделены в одну группу «Все отчеты». Отчеты по задачам и по различным процессам находятся в разделе «Совместная работа». Для того, чтобы открыть список отчетов нужно в разделе «Совместная работа» в панели навигации (слева) выбрать команду «Все отчеты». Все отчеты раздела «Совместная работа» сгруппированы. Каждая группа отчетов содержит свои отчеты.

В этой статье мы рассмотрим отчеты в группах «Задачи», «Поручения» и отчет «Справка по исполнительской дисциплине». Группа отчетов «Задачи» доступна и в разделе «Документы и файлы» по команде «Все отчеты» в панели навигации.

В программе «1С:Документооборот» версии КОРП в группе «Задачи» 7 отчетов:

• Задачи, исполненные с нарушениями срока;
• Список всех задач;
• Список всех задач, истекающих на дату;
• Список текущих задач;
• Статистика принятия длительности к исполнению;
• Статистика количества задач.

В отчеты группы «Задачи» выводится информация по всем процессам, с которыми работают сотрудники организации: поручение, исполнение, ознакомление, согласование и так далее.

В отчеты группы «Поручения» выводится информация по поручениям, которые используются для выдачи простого задания одному сотруднику с возможностью контроля и проверки результата выполнения.

Информацию по другим процессам можно получить, сформировав отчеты в соответствующих группах отчетов в списке «Все отчеты раздела «Совместная работа» или в отчетах группы «Задачи».

На основе отчета «Список всех задач» в группе отчетов «Задачи» рассмотрим, как выглядят отчеты в общем виде, и что означают те или иные кнопки.

После того как вы выделим нужный нам отчет двойным щелчком, отчет откроется в новом окне. Название отчета указывается в поле «Вариант отчета». Отчет формируется по кнопке «Сформировать».

По кнопке «Выбрать вариант» можно выбрать другие отчеты этой группы.

Основные параметры отчета расположены под кнопкой «Сформировать». У каждого отчета разное количество полей, которые позволяют выбрать тот или иной показатель.

Например, указать период или срок, выбрать автора, подразделение, исполнителя и многое другое.

Отбор по периоду можно выполнить как по произвольному периоду, так и определенному заданному отрезку времени (год, полугодие, квартал, месяц, неделя и так далее), выбрав соответствующий вариант.

Также можно воспользоваться кнопкой «Редактировать текущие настройки отчета». И в открывшемся окне «Настройки отчета» указать нужные вам показатели и выполнить отбор

Сформированный отчет выглядит таким образом.

Обратите внимание, что данный отчет был сформирован только по отделу персонала. Это можно увидеть по строке «Отбор: Подразделение равно «Отдел персонала». Задачи, не выполненные в срок, в отчете выделяются красным шрифтом.

Рассмотрим остальные отчеты группы «Задачи».

Отчет «Задачи, исполненные с нарушениями сроков» – позволяет руководителю или любому другому сотруднику посмотреть список задач, не выполненных к указанному сроку.

Отчет «Список задач, истекающих на дату» – позволяет посмотреть все задачи, которые должны быть выполнены на определенную дату. При этом отметка о выполнении задачи в программе обязательна, ведь именно по этим данным формируется отчет.

Это позволяет помощнику руководителя, руководителю отдела или самому руководителю выяснить состояние задач и причины невыполнения. Выполнив отбор по своему подразделению, руководитель отдела всегда сможет легко и просто контролировать, как подчиненные выполняют свои задачи и принять необходимые меры.

Очень полезен этот отчет для любого сотрудника как средство самоконтроля.

Отчет «Список текущих задач».

Практически так же выглядит отчет «Список задач, не принятых к исполнению»(в отчете отсутствует колонка «Количество запросов на перенос срока).

В версии ПРОФ не реализована возможность принятия задачи к исполнению, а значит, нет и соответствующих отчетов, Хотя время открытия карточки, а значит ознакомления с задачей, всегда можно посмотреть в «Истории события» в карточке того или иного процесса.

Отчет «Статистика длительности принятия к исполнению» в виде диаграммы показывает список 10 сотрудников, которые дольше всех принимали задачи к исполнению. Отчет выглядит следующим образом.

Отчет «Статистика количества задач».

Это очень полезный отчет, в котором наглядно видно, какое количество задач создается, исполняется и не исполняется по дням в определенный период, что позволит руководителю проанализировать динамику выполнения задач, причины такого положения и сделать соответствующие выводы.

В этом же отчете можно посмотреть количество не исполненных, исполненных и новых задач по дням. По каждому показателю выводится отдельная диаграмма.

В программе можно выбрать произвольный период или один вариант из большого количества предложенных, часть из которых можно увидеть на рисунке ниже.

Как уже говорилось, в отчеты группы «Задачи» поступает информация по всем процессам, которые были созданы в программе «1С:Документооборот», в том числе задачи по контролю и проверке того или иного поручения. Поэтому при создании нового поручения или любого другого процесса нужно относиться к заполнению полей «Проверить» и «На контроле» в карточке процесса серьезно и обдуманно.

Если задачи руководителя контролирует его помощник и делает это ежедневно, то, возможно, нет необходимости заполнять поле «На контроле» и увеличивать количество общих задач.

То же самое касается поля «Проверить», так как это потребует дополнительного времени на открытие карточки задачи и завершения процесса, а контролировать выполнение задачи ответственный сотрудник может с помощью отчетов.

Отчет «Справка об исполнительской дисциплине».

В справке можно посмотреть общее количество задач, количество задач выполненных в срок или с нарушениями срока по конкретному исполнителю, наглядно увидеть исполнительскую дисциплину в цифрах. Отчет позволяет выполнить отбор по периоду, по подразделению, исполнителю, посмотреть диаграмму.

Для анализа информации по поручениям целесообразнее использовать группу отчетов «Поручения». В группе 2 отчета: список поручений на период и средняя длительность поручений.

Отчет «Список поручений за период».

Следующий отчет «Средняя длительность поручений» позволяет посмотреть среднюю длительность поручений в виде диаграммы и в числовых значениях в таблице.

Отчет показывает Топ 10 авторов и Топ 10 исполнителей в виде 2 диаграмм.

Тот же самый отчет, но уже в числовых значениях и в таблице:

Отчеты, которые мы рассмотрели, помогут руководителю получить объективную информацию о том, насколько вовремя и эффективно сотрудники выполняют те или иные задачи, позволят снизить эффект человеческого фактора.

Такие ответы как «забыл», «не видел», «не получил», «не передавали» и так далее станут звучать значительно реже.

А впоследствии, внедрив систему контроля исполнений в организации и приучив сотрудников пользоваться программой, вы значительно повысите исполнительскую дисциплину и получите эффективную систему управления.

Источник: http://www.laerta.ru/blog/post.php?id=94

Контроль исполнения поручений

Процедура постановки, проведения и снятия с контроля поручений показана во всей красе – вам станет понятно, кто, что и когда делает. Объясняются правила формулирования резолюции и исчисления сроков. Предложены формы документов, в т.ч. отчетности, которая позволяет анализировать исполнительскую дисциплину по разным критериям.

На многих предприятиях России, в особенности на тех, которые пережили в последние годы быстрый рост, наблюдается одна и та же проблема: неспособность должностных лиц организации обеспечить качественный и надлежащий контроль за исполнением своих поручений. Обычно от такой проблемы страдают компании новые, тогда как те организации, которые имеют еще советское прошлое, а также администрации муниципальных, региональных и федеральных органов власти достаточно эффективно используют опыт директивного управления, особенно популярного в нашей стране до перестройки. Эта статья ставит своей главной целью именно перенос опыта в области контроля исполнения поручений руководящих работников на современные компании.

Практически любой вид управленческой деятельности организации связан с исполнением поручений ее руководства, поэтому контроль за исполнением поручений наладить важно. Поручения могут:

• проставляться в виде резолюций на внутренних и входящих документах (например, на докладных записках и письмах),
• быть сформулированы в распорядительных документах коллегиальных органов (в протоколах) и единоличных органов управления (в приказах и распоряжениях).

В отношении обращений граждан отметим следующее. Формально процедура работы с ними идентична обработке входящей корреспонденции, однако сроки регламентируются действующим законодательством на федеральном уровне, что должны учитывать и руководитель, устанавливающий сроки исполнения, и исполнитель, призванный эти сроки соблюдать.

Многие документы в процессе своего жизненного цикла могут быть поставлены на контроль. Мы можем видеть и оттиск штампика с буквой «К», и слово «Контроль», надписанное красной ручкой или сделанное в виде оттиска (см. Пример 1).

Задача таких пометок одна – обратить внимание на необходимость постановки на контроль поручений, данных в тексте документа либо в резолюции на нем (в нашем примере на входящем письме проставлена резолюция с поручением Игнатовой Ю.С., что и когда нужно сделать). До завершения исполнения такие документы хранятся в отдельной папке.

Пример 1

Постановка задачи исполнителям

Кто же формулирует поручение? Этим занимаются руководители всех уровней.

Просто обычно на контроль ставят выполнение поручений первого лица или всего высшего руководства организации, и занимается этим служба ДОУ.

А поручениями руководителей более низкого ранга – руководителей подразделений, как правило, занимаются сотрудники этих же подразделений, ответственные за делопроизводство в них.

Казалось бы, в тексте резолюции либо распорядительном документе уже и так должны быть четко и однозначно сформулированы:

• само поручение,
• срок исполнения,
• конкретный исполнитель.

В случае же если хотя бы одно из этих условий не выполняется (что случается), необходим отдельный работник, который может четко переформулировать требования руководителей, а при необходимости и разбить их на более мелкие, но с четко определенными исполнителями.

При формулировании поручений желательно придерживаться следующих простых правил: формулировки должны быть краткими, емкими, максимально исключающими двойственность толкований, иметь четко определенный и измеримый результат. Все это позволит не расходовать время на дополнительные уточнения поручения. С другой стороны, это дает исполнителю цель, а автору поручения – уверенность, что результат от действий исполнителя будет ожидаемым.

Приведем примеры расплывчатых формулировок и соответствующих им правильных текстовых конструкций:

При налаживании в организации контроля за исполнением поручений в довольно скором времени документы начинают меняться: вместо общих требований появляются краткие и полные поручения с определенным исполнителем, сроком и ожидаемым результатом. Это значительно повышает эффективность управления компанией, что практически сразу отмечают и ее руководство, и собственники.

Срок исполнения поручения

Сроки исполнения поручений в организации устанавливаются обычно самим руководителем-автором, создавшим поручение. В отдельных случаях срок исполнения поручений может быть установлен локальным актом организации либо внешним нормативным регулирующим документом.

Процитируем здесь Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти:

Фрагмент документа

Источник: https://delo-press.ru/journals/documents/sovremennoe-deloproizvodstvo/34504-kontrol-ispolneniya-porucheniy/